Dans une copropriété, les copropriétaires doivent s’accorder ensemble sur l’entretien des parties communes. La loi impose notamment que la copropriété soit gérée par un syndic élu à travers une assemblée générale. Il est en charge d’administrer l’immeuble en faisant respecter un règlement, d’exécuter les missions votées par l’Assemblée Générale et de représenter la copropriété dans ses interactions avec des tiers. Mais entre un syndic professionnel et un syndic bénévole, lequel choisir ? L’important est de savoir qu’une copropriété demande une gestion et des connaissances complexes. Si vous hésitez encore, découvrez à travers cet article les missions du syndic, ainsi que les différences et les spécificités de chacune de ces options pour faciliter votre prise de décision.
Les rôles du syndic de copropriété
Le syndic est l’organe de gestion principal d’une copropriété et à cet effet, sachez que chaque copropriété doit avoir un syndic, conformément à la loi. Son mode de fonctionnement est notamment régi par l’article 18 de la loi de 1965. Il assure plusieurs fonctions essentielles au sein de la copropriété.
L’application du règlement et des décisions de l’Assemblée Générale
Le syndic a notamment pour rôle de convoquer et d’assurer le secrétariat des assemblées générales, mais aussi de faire exécuter les décisions prises lors de celles-ci. Il est également le garant de la bonne application du règlement de copropriété, rédigé par des géomètres et des notaires lors de la conception de l’immeuble.
Ce règlement délimite les parties communes et la répartition des charges de copropriété. En effet, un appartement qui est situé au dernier étage doit par exemple payer davantage de charges liées à l’ascenseur qu’un propriétaire se trouvant au premier étage. Le syndic doit alors s’assurer que les règles de répartition sont respectées.
Il a en outre pour rôle de représenter le syndicat des copropriétaires en cas de litige avec un tiers, entre copropriétaires ou avec ou un copropriétaire qui n’a pas payé ses charges, par exemple.
L’entretien de l’immeuble
Le syndic s’occupe de tous les aspects de l’entretien de la copropriété. Cela va de l’achat des produits d’entretien à l’entretien des parties communes, en passant par la gestion des contrats d’entretien avec des prestataires externes.
Il s’occupe également des éventuels sinistres affectant l’immeuble. Et il peut intervenir d’urgence sans l’accord des copropriétaires en cas de sinistre important pour mettre l’immeuble hors de danger.
Il doit également tenir un carnet d’entretien des opérations réalisées au sein de l’immeuble, de sorte que tout futur acquéreur et les résidents eux-mêmes en soient tenus au courant quand ils le souhaitent.
La gestion des finances de la copropriété
Le syndic est aussi chargé de souscrire les différentes assurances afin de protéger la copropriété (incendies, dégât des eaux, vandalismes, effondrement…), mais aussi de tenir la comptabilité.
Il règle également les factures des différents prestataires, établit les charges à adresser tous les trimestres aux copropriétaires, recouvre les impayés, effectue les emprunts financiers pour les travaux importants et gère la paie et les contrats de travail du personnel de l’immeuble.
Il doit donc chaque année établir un budget prévisionnel annuel, que l’Assemblée Générale doit approuver. C’est également au syndic d’ouvrir et de gérer les comptes bancaires pour la réception des fonds de copropriété, les fonds de travaux et pour le paiement de factures.
Lors de l’assemblée annuelle, les copropriétaires sont amenés à approuver les comptes tenus par le syndic.
Différences entre syndic bénévole et syndic professionnel
Vous l’aurez compris, la désignation d’un syndic n’est pas à prendre à la légère, étant donné qu’il s’agit d’un organe essentiel au bon fonctionnement de la copropriété. Il s’occupe à la fois de l’administration, de la gestion et des finances de la copropriété, tout en la défendant vis-à-vis des tiers et en participant grandement à la valorisation du patrimoine.
La principale différence entre un syndic professionnel et un syndic bénévole est que le premier est composé d’experts juridiques et comptables, dont la fonction principale est d’assurer au quotidien avec efficacité les différentes missions du syndic.
Il dispose alors d’un contrat encadré par la loi, d’une carte professionnelle et d’une assurance responsabilité, garantissant et protégeant les fonds des copropriétaires. C’est un gestionnaire dédié qui assure le suivi de tous les dossiers de la copropriété.
Le syndic bénévole, lui, est un copropriétaire élu au cours d’une Assemblée Générale. Cette option présente un avantage financier certain, mais il ne dispose pas toujours des compétences professionnelles nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de la copropriété. De plus, il n’est pas adapté pour une grande propriété au vu de l’ampleur des tâches qui l’attendent.
Des conflits d’intérêts peuvent également survenir, étant donné qu’il est lui-même propriétaire de l’un ou de plusieurs des lots. Il peut également lui être reproché de faire preuve de favoritisme envers certains copropriétaires.
Les avantages du syndic professionnel par rapport à un syndic bénévole
En la matière, le syndic professionnel présente alors des avantages considérables pour que cet organe assure ses fonctions avec efficacité, mais aussi avec objectivité.
Un gain de temps considérable
La gestion d’une copropriété fait appel à de nombreuses compétences : juridiques, techniques, comptables, sociales, etc. Cela demande du temps pour assurer un suivi quotidien et différentes tâches chronophages. Vous aurez par exemple à rechercher les meilleurs prestataires pour un ravalement de façade ou des travaux énergétiques. Si les charges sont devenues trop importantes, il faudra également trouver des offres plus concurrentielles.
En cas de travaux, vous aurez à rester sur place pour assurer le suivi du chantier. Vous devez également organiser des réunions régulièrement. Et c’est sans parler de la gestion des différents problèmes qui peuvent survenir : fuites, coupures d’électricité, etc. C’est donc un travail à part entière qui demande de la disponibilité et de la réactivité.
Prenez de la distance dans la relation entre copropriétaires
En tant que syndic bénévole, vous aurez comme rôle d’encourager la communication et de faciliter les relations entre les résidents. Et on n’est jamais à l’abri d’éventuels conflits et d’échanges difficiles, en raison de la complexité de certaines situations.
Vous serez d’ailleurs en charge d’organiser les assemblées générales, réunions durant lesquelles les copropriétaires doivent échanger à propos de l’immeuble (vote du budget, travaux à prévoir, contrats d’entretien…).
Vous aurez à vous positionner en tant que médiateur entre les résidents, à prévoir un ordre du jour cohérent, à faire respecter le règlement de copropriété, à faire voter les travaux à réaliser, etc. Un travail qui nécessite une implication importante.
Évitez les erreurs comptables
La tenue de la comptabilité d’une copropriété ne s’improvise pas. Le syndic est en effet en charge de gérer le budget collectif. Parmi ses missions, on retrouve entre autres :
- la tenue à jour du paiement des factures de chaque lot,
- la prévision des dépenses et d’un budget correspondant,
- la proposition de la répartition des charges,
- le paiement des factures des prestataires,
- le recouvrement des charges au sein de la copropriété,
- la réalisation des appels de fonds de travaux,
- la réalisation des appels de fonds trimestriels pour couvrir les dépenses de l’immeuble,
- la contestation des factures ne correspondant pas aux travaux réalisés ou omettant des informations importantes (temps de travail, prestation effectuée…).
Il est alors essentiel de n’effectuer aucune erreur, ce que seul un professionnel peut garantir.
Accédez à des experts juridiques
La vie en copropriété est régie par de nombreuses réglementations, qu’il est nécessaire de maîtriser à titre de syndic. Faire appel à un syndic professionnel vous permet d’avoir l’esprit tranquille car il dispose de solides connaissances dans ce domaine.
Un syndic professionnel pourra s’occuper de différentes missions d’ordre juridique comme :
- le suivi des procédures en cours impliquant la copropriété,
- la gestion des impayés avec la réalisation des courriers correspondants,
- la représentation du conseil syndical en cas de litige,
- l’exécution des nouvelles réglementations applicables (loi Alur, loi Climat et résilience…).
Ainsi, il existe de nombreuses raisons de choisir un syndic professionnel. Il vous apporte l’expertise nécessaire, ainsi qu’un gain de temps important et une tranquillité d’esprit non négligeable.
La gestion digitalisée du syndic de copropriété
Les syndics professionnels sont de plus en plus nombreux à proposer des solutions digitales pour faciliter la gestion de la copropriété, se tenir au plus près des résidents et être plus rapides et efficaces dans leurs missions.
Avec une application dédiée, les propriétaires peuvent par exemple signaler rapidement les urgences, dysfonctionnements et autres besoins de la copropriété. Ainsi, le syndic peut prendre dans les meilleurs délais les mesures nécessaires.
Ces applications permettent également de regrouper en un seul endroit tous les documents liés à la copropriété, afin qu’ils soient facilement accessibles de tous. C’est par exemple le cas des comptes de l’immeuble, le suivi des travaux ou encore des documents administratifs. Cela permet ainsi une meilleure transparence.
L’organisation des Assemblées Générales est également largement facilitée. En effet, la préparation et l’envoi des convocations se font rapidement, les séances peuvent se faire facilement et la conduite des AG peut même se faire en ligne.
Les copropriétaires peuvent également entrer facilement en contact avec leur syndic, avec ce type de solution dématérialisée. Cela garantit une meilleure communication et une plus grande satisfaction des résidents.
