Notre modèle gratuit de quittance de loyer

La quittance de loyer est un document très simple qui atteste que votre locataire  a bien payé son loyer sur la période concernée. Si elle n’est pas obligatoire, le propriétaire doit cependant la fournir quand un locataire lui demande. Elle obéit à quelques règles qu’il faut respecter pour qu’elle soit valable.

Modèle gratuit de quittance de loyer

La quittance de loyer est un document très simple qui doit être remis aux locataires systématiquement ou à la demande. Le locataire peut effectivement en avoir besoin, en particulier si celui-ci change de logement. Voici un modèle afin de vous montrer comment il faut la libeller :

Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?

La quittance de loyer est un document que vous envoyez à votre locataire ou qui est transmis par le mandataire chargé de la gestion locative de votre bien. Elle atteste que le locataire a bien réglé son loyer et les charges telles que prévu dans le contrat de location.

Il ne faut pas confondre quittance de loyer et appel de loyer. Ce dernier rappelle au locataire qu’il est redevable d’une certaine somme au titre de son loyer. L’avis d’échéance de loyer est envoyé avant la date où celui-ci doit être payé, alors que la quittance n’est envoyée qu’après le paiement du loyer par le locataire.

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Que doit-elle obligatoirement contenir ?

Si la quittance de loyer est un document administratif très simple, en effet elle ne contient que peu de mentions obligatoires. Toutefois, elle doit notifier certaines choses obligatoirement :

La désignation très précise du bien loué : vous devez mettre l’adresse correspondant à celle qui figure dans le contrat de location. N’oubliez pas de mentionner le numéro, surtout si vous louez un appartement dans un immeuble où les appartements sont nombreux.

Indiquez la date à laquelle le paiement a été effectué : dans ce cas, il faut également être très précis. La date à laquelle vous faites votre quittance n’est pas celle du paiement. La bonne pratique consiste à mettre celle à laquelle vous avez eu le virement ou celle à laquelle la locataire vous a remis son chèque. Il faut que l’on puisse connaitre avec précision la date à laquelle vous avez reçu le paiement. En cas de remise de chèque, si celui-ci vous revient impayé, la quittance ne sera plus valable puisque celle-ci est liée à l’encaissement effectif de la somme.

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Indiquez le montant réglé par le locataire : il faut détailler la somme reçue, une part pour les charges et l’autre pour le loyer et ensuite mentionner la somme totale. Les deux informations doivent être clairement identifiables en cas de litige. Dans le cas contraire, la quittance ne serait pas valable au titre où l’entend l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989. Le montant doit être écrit en lettres et en chiffres. Si jamais les deux montants ne correspondaient pas, ce serait celle libellée en lettres qui serait prise en considération. Si la somme perçue ne correspond pas à la somme totale due, indiquez bien la somme que vous avez reçue, sinon vous ne pourriez plus exiger que le locataire vous paye le montant restant dû. Dans ce cas, vous indiquez bien le montant qu’il reste à régler.

Indiquez la période de location concernée par le paiement : il faut préciser la période à laquelle correspond la somme qui a été versée. Un locataire qui règle 800 euros le 1^er avril peut régler soit le mois de mars soit le mois d’avril, c’est pourquoi la précision est nécessaire. Du fait que la quittance est une preuve pour le locataire pour affirmer qu’il a bien payé son loyer, si la période couverte par le versement n’est pas indiquée, la quittance ne remplit plus son rôle.

Indiquez la date et le lieu où vous avez rempli la quittance : apposez ensuite votre signature. C’est au bailleur en personne de remplir sa quittance, s’il y a plusieurs bailleurs tous doivent le faire. Dans le cas où le bailleur a un mandataire, c’est généralement lui qui l’établit.

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À quoi ça sert ?

L’utilité de la quittance de loyer est utile surtout au locataire pour diverses raisons :

• Elle apporte la preuve qu’il a bien réglé ses loyers et ses charges: sur la quittance figure le détail des sommes qu’il a payées correspondant aux montants du loyer et à celui des charges.

• Sur la quittance de loyer figure la mention attestant que le propriétaire bailleur a bien reçu la somme relative au paiement du loyer pour une période définie.

• Si le locataire n’a pas réglé ses loyers intégralement et qu’il demande une quittance, le propriétaire ne pourra pas lui remettre la quittance demandée, il sera en revanche obligé de lui fournir un reçu correspondant au paiement partiel.

• Le locataire gardera ses quittances de loyer même une fois qu’il a quitté son logement durant un certain temps, car celles-ci attestent qu’il a bien réglé ses loyers et ses charges.

• La quittance de loyer sert également de justificatif de domicile dans certaines démarches administratives : demande de carte d’identité, contrat de fourniture en électricité, en téléphonie… Elle doit dater généralement de moins de 6 mois.

Est-il obligatoire de donner une quittance de loyer ?

Si un propriétaire bailleur n’est pas obligé de remettre de manière systématique une quittance de loyer à son locataire, dès que celui-ci lui demande, il doit lui fournir. Cette obligation est clairement définie par l’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Cette obligation vaut pour les types de locaux ou logements loués, vides ou meublés.

Elle ne devient donc obligatoire qu’à partir du moment où le locataire la réclame à son propriétaire ou au mandataire et elle doit lui être transmise gratuitement. Si le bail comprend une clause qui justifie de la facturation de frais d’expédition, celle-ci est considérée comme nulle et abusive.

La seule condition tient au fait que le locataire ait bien réglé son loyer et ses charges.

Où trouver mes quittances de loyer ?

Si le locataire ne reçoit pas régulièrement ses quittances de loyer, en cas de besoin, il est en droit d’en faire la demande à son propriétaire bailleur qui ne peut lui refuser. Pour ce faire, il lui suffit d’envoyer un courrier de préférence en recommandé avec accusé de réception. En effet, c’est la seule qui est vraiment une valeur juridique. Si jamais, la réception était contestée par le propriétaire, le locataire pourra produire la preuve de l’envoi.

Pour une demande de quittance avec paiement du loyer par chèque, voici un modèle de lettre-type :

Si le mandataire ou le propriétaire n’envoie pas la quittance suite à plusieurs demandes, il est possible pour le locataire de faire une mise en demeure.

Comment adresser une quittance de loyer à son locataire ?

Dès que le propriétaire reçoit la lettre lui réclamant la quittance de loyer, celui-ci doit lui remettre soit par courrier soit par mail suivant la modalité précisée lors de la demande. Cet envoi est bien évidemment gratuit pour le locataire puisque cela fait partie des obligations du propriétaire. Elle doit absolument contenir toutes les mentions obligatoires requises pour être valable. Dans le cas contraire, le locataire peut exiger qu’une quittance en bonne et due forme lui soit renvoyée.

Quand la remettre ?

Vous devez lui envoyer le plus tôt possible après la demande. Toutefois vous attendez que le paiement du loyer soit bien effectué sur la période qu’elle comprend. Si c’est un paiement par chèque, c’est à la date à laquelle vous recevez le chèque, si c’est un paiement par virement, c’est la date où celui-ci est effectif qui est prise en compte.

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